EU DSGVO
Einige der Forderungen der EU DSGVO, die am 25.05.2018 in Kraft tritt, sind auch in der Kursverwaltung schon seit jeher durch die Vorgaben der jeweiligen aktuellen Rechtssprechung erfolgt.
Einwilligung
Um personenbezogene Daten nutzen zu können, benötigen Unternehmen eine Einwilligung. Die Zustimmung zur Nutzung muss freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig sein.
Beispiel: Ihr Kunde stimmt aktiv, freiwillig und ausdrücklich zu, dass er einen Kurs online buchen möchte, indem er Ihnen im Zuge der Registrierung seine E-Mail-Adresse und Kontaktdaten für die Rechnungsstellung mitteilt.
Schon immer verläuft die Registrierung auch in der Kursverwaltung über das so genannte Doube-Optin-Verfahren: Nach Ausfüllen des Registrierungsformulars erhält der Kunde eine E-Mail an die angegebene Adresse. Diese E-Mail enthält einen Link, den der Kunde aktiv anklicken muss, um seine Registrierung eindeutig zu bestätigen. In den Stammdaten der Kunden können Sie jederzeit nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt diese Einwilligung erfolgte.
Neu in der BÄDER SUITE ist, dass der Kunde schon bei der Registrierung aufgefordert wird, die Datenschutzbestimmungen zu lesen und zu akzeptieren.
In Art. 13 DSGVO heißt es dazu:
"Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten Folgendes mit". Im Anschluss werden im Art. 13 die Inhalte aus der Datenschutzerklärung aufgelistet.
Durch Anhaken des Feldes "Hiermit bestätige ich, die AGBs und Datenschutzbestimmungen gelesen und akzeptiert zu haben." schon bei der Registrierung und nicht erst beim Bestellen, wird Art. 13 erfüllt.
Recht auf Vergessenwerden (Recht auf Löschung)
Es gibt unterschiedliche Gründe, warum Personen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten fordern können. Zum Beispiel, weil sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden. Das Recht wird in Art.17 DSGVO beschrieben.
Beispiel: Der Kunde teilt Ihnen mit, dass er sein Kundenkonto löschen möchte.
In der BÄDER SUITE werden bei der Löschung eines Kunden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht. Der Kunde wird nur noch mit dem Namen „XXX“ aufgeführt. Er kann sich ab diesem Zeitpunkt nicht mehr einloggen. Ein gelöschter Kunde kann sich mit seiner früher eingetragenen E-Mail-Adresse neu registrieren, da diese im System nicht mehr vorhanden ist.
Wenn Sie möchten, dass Kunden ihren Account selbst löschen dürfen, können Sie dies aktivieren.
Warenkorb
In der BÄDER SUITE werden Kurse über den Warenkorb gebucht. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Artikel gleichzeitig in einer Bestellung gebucht bzw. gekauft werden können.
Beispiel:
Ihr Kunde kann – in nur einem Bestellvorgang – den Seepferdchen-Kurs für sein Kind sowie den Aquafitness-Kurs für sich selbst buchen.
Natürlich können auch Artikel aus anderen BÄDER SUITE-Modulen, z. B. Gutscheine oder Wellness-Anwendungen, in diese Bestellung gelegt werden.
Der Warenkorb steht auch Ihnen als Administrator zur Verfügung.
Wenn Sie also eine Bestellung aufnehmen, können Sie für den jeweiligen Kunden ebenfalls mehrere Kurse oder Artikel in nur einem Schritt bestellen.
Der Kunde erhält nur eine Bestell-Bestätigungs-E-Mail. Dieser hängt die Rechnung über alle bestellten Kurse/Artikel sowie die Buchungsbestätigung(en) für alle gebuchten Kurse, Veranstaltungen, Anwendungen etc. an.
Kundenkonditionsgruppen
Das Einrichten von Kundenkonditionsgruppen ermöglicht Ihnen in der BÄDER SUITE, unterschiedliche Preise je nach Kundengruppe anzubieten. Vielleicht haben Sie Mitglieder, die bestimmte Kurse zum günstigeren Preis erhalten sollen?
E-Mail-Protokolle
In der Kursverwaltung haben Sie nur die Möglichkeit, sich die E-Mails, die automatisch vom System an die Kunden verschickt werden, als Kopie zusenden zu lassen.
Der Nachteil dabei ist, dass Sie darauf achten müssen, dass immer genügend Speicherplatz im E-Mail-Konto zur Verfügung steht und dass Sie Zugriff auf das eingestellte E-Mail-Konto haben. In der BÄDER SUITE können Sie ab sofort unter dem Menüpunkt "E-Mail-Protokolle" nachvollziehen, welche E-Mails an den Kunden verschickt wurden.
Das E-Mail-Protokoll umfasst zum einen automatisierte Nachrichten, wie z. B.:
- Registrierungs-Benachrichtigungen
- Bestell-Bestätigungen
- Benachrichtigungen über Folgekurse
- Benachrichtigungen über freie Plätze (Warteliste)
- Anleitung zu „Passwort neu erstellen“
Aber auch Nachrichten, die Sie als Admin an eine bestimmte Gruppe oder einzelne Personen geschickt haben, werden hier geführt, z. B.:
- Kurstermine verändern sich
- Zahlungserinnerungen
- Exklusive Buchungscodes
- Stornierungs-E-Mails
Die Liste der E-Mail-Protokolle können Sie bequem nach Stichworten oder E-Mail-Adressen durchsuchen. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wann welche Nachricht an welche E-Mail-Adresse verschickt wurde.
Kritische Bestellungen
In der alten Kursverwaltung werden Buchungen, bei denen der Zahlungsanbieter keine Rückmeldung über eine erfolgte Bezahlung innerhalb einer Stunde gesendet hat, automatisch gelöscht. Dies kann zu Problemen führen, wenn der Zahlungsanbieter durch eine Verzögerung erst nach mehreren Stunden eine Rückmeldung geben kann. In diesem Fall wird die Buchung schon gelöscht und muss aufwändig wiederhergestellt werden.
In der BÄDER SUITE bekommen Sie die kritischen Bestellungen schon auf der Startseite angezeigt.
Kritische Bestellungen sind Bestellungen, die zwar „kostenpflichtig bestellt“ wurden, deren Zahlung jedoch noch nicht erfolgreich abgewickelt wurden, zum Beispiel weil die Zahlung per Kreditkarte nicht erfolgreich war. Bei manchen Zahlungsanbietern kann es etwas länger dauern, bis sie die Rückmeldung geben, dass die Bestellung doch erfolgreich bezahlt wurde.
In der BÄDER SUITE kann der Kunde eine erfolglose Bezahlung selber noch einmal anstoßen, oder diese später an der Kasse bezahlen.
Zahlungserinnerung an Kunden senden
Dadurch, dass in der BÄDER SUITE die unbezahlten Bestellungen nicht automatisch gelöscht werden, haben Sie die Möglichkeit den Kunden eine vorformulierte Zahlungserinnerung zu senden, sollten diese ihren gebuchten Kurs noch nicht bezahlt haben.
Zahlungstransaktionen
Im COURSE MANAGER ist es nicht möglich, nachzuhalten, was beim Zahlungsanbieter bei der Zahlung evtl. nicht funktioniert hat.
Durch das Anzeigen der Zahlungstransaktionen können Sie als Administrator den Weg einer Bezahlung/ eines Zahlungsversuchs komplett nachverfolgen.
Sie sehen dort den Zahlungsstatus, die Zahlart, und vor allem, welcher Transaktionsstatus zu welchem Zeitpunkt vom Zahlungsanbieter an die BÄDER SUITE gemeldet wurde.
Kurse
Auch bei den Kursen gibt es einige Neuerungen die Ihnen in der BÄDER SUITE zur Verfügung stehen.
Person ändern
Sie können z. B. wenn versehentlich ein falsches Familienmitglied in einen Kurs eingebucht wurde, diese Person ändern.
Bemerkungen
Ihre Kunden können individuelle Bemerkungen bei jeder Buchung eintragen.Dies kann evtl. nötig sein, wenn ein Erziehungsberechtigter bei einem Kinderkurs Informationen zu seinem Kind hinterlassen möchte (z. B. noch sehr ängstlich)
Kurs in Vergangenheit buchen
Manchmal kann es wohl
vorkommen, dass ein Kunde einen Kurs besucht hat, obwohl er nicht eingetragen
war und auch noch nicht bezahlt hat. Nun kommt der Kunde nach der 1. Stunde an
die Kasse und möchte diesen Kurs komplett (inklusive der ersten schon
teilgenommenen Stunde) buchen. Dies war in der Kursverwaltung nicht möglich. In der BÄDER SUITE kann der Mitarbeiter
anhaken, ob der Kunde eine Stunde berechnet bekommt, die in der Vergangenheit
liegt.
Produkt zum Kurs hinzufügen
Manchmal kann es notwendig sein, dass Sie einem Kurs Produkte hinzufügen. Wenn man z. B. den Eintrittspreis (7% Steuer) vom Kurs (19% Steuer) abtrennen möchte.
Mehrfachkarten
Wenn Sie Ihren Kunden auch "offene" Kurse anbieten, bei dem die Termine nicht an einen Kursblock gebunden sind, können in der BÄDER SUITE die entsprechenden Karten anlegen und verwalten. Wenn es von Ihnen eingestellt wurde, kann der Kunde eigenständig entscheiden, an welchen Terminen er teilnehmen möchte.
Einzelplätze umbuchen
Wenn ein Teilnehmer eines Kurses, bei dem auch eine Einzelplatzbuchung möglich ist, an einem Tag des Kursblocks verhindert ist, haben Sie die Möglichkeit, diesen Teilnehmer auf eine andere Stunde des gleichen Kurses oder auch eines anderen Kurses umzubuchen.
Aktuelle Termine
Damit Sie immer den Überblick haben (auch an der Kasse), welche Kurse am heutigen Tage stattfinden und welche Kunden diese Kurse besuchen, haben wir einen entsprechenden Menüpunkt erstellt.
Rabatte
In der Administration ist es möglich, wenn der entsprechende Mitarbeiter das Recht dazu hat, jedem Kunden bei der Buchung einen Rabatt zu vergeben.
In der Kursverwaltung konnte man nur einen Rabatt in Prozent (%) oder Euro (€) auswählen. In der BÄDER SUITE ist es auch möglich einen manuellen Preis dort einzutragen.
Teilnahmebescheinigungen / Zertifikate
Um eine Teilnahmebescheinigung oder ein Zertifikat nicht genau tagesaktuell drucken zu müssen, ist es möglich vor der Erstellung ein Datum einzutragen, welches auf die Teilnahmebescheinigung / das Zertifikat gedruckt wird.
Weitere Module der BÄDER SUITE
Neben dem COURSE MANAGER-Modul der BÄDER SUITE bieten wir weitere Module an, die für Sie interessant sein können.
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